PDKS nedir, nasıl çalışır?

PDKS, personel devam kontrol sistemi demektir. İşin özü şudur: çalışan işyerine geldiğinde bir giriş kaydı oluşur, ayrıldığında bir çıkış kaydı oluşur. Ay sonunda bu kayıtlar vardiya planıyla karşılaştırılır ve puantaj çıkar. Kağıt imza listesi de bir PDKS'tir; dijital sistem aynı işi daha az elle düzeltmeyle yapar.

Küçük bir atölyede sabah kapıda defter gezdirmek yeter gibi görünür. On kişi olunca "kim geç kaldı, kim çıkışı unuttu" sorusu her akşam yarım saat yer. Elli kişi olunca vardiya değişir, gece ekibi sabaha sarkar, izinli olan kişi listede boş görünür. PDKS bu dağınıklığı tek kurala bağlar: her gün, her kişi için planlanan saat ile gerçekleşen saat yan yana durur.

Kayıt nerede doğar?

Üç yaygın yol vardır. Kartlı geçişte personel kartını okuyucuya yaklaştırır; sistem kart numarasını o kişiyle eşler. QR ile girişte personelin ekranındaki kod okutulur; ekstra turnike şart değildir. Mobil girişte kişi telefondan "giriş" der; işyeri alanı tanımlıysa konum bu alanla karşılaştırılır. Üçünde de sonuç aynı tablodur: kişi, saat, yön (giriş veya çıkış), yöntem.

Örnek. Ayşe'nin planı 08:30–17:30, öğle arası 60 dakika. Salı 08:27'de kartla girdi, 17:41'de kartla çıktı. Sistem iki satır yazar. Net süre, aradaki mola düşüldükten sonra hesaplanır. Aynı gün Mehmet QR ile 08:46'da girdi ve 17:28'de çıktı. İkisi de aynı puantaj raporunda görünür; yöntem farklı diye saatler ayrı deftere gitmez.

Plan olmazsa kayıt yetmez

Yalnız giriş-çıkış tutmak "kim buradaydı" sorusunu yanıtlar. "Geç mi kaldı, eksik mi çalıştı, fazla mı kaldı" sorusu için o günün planı gerekir. Plan vardiyadır: başlangıç, bitiş, mola, tolerans. Tolerans, örneğin 5 dakika, kapıdaki küçük kaymaları hemen ihlal saymamak içindir. Tolerans işyerinin kendi kuralıdır; kanundaki sınırların yerine geçmez.

Vardiyası olmayan güne kayıt düşerse sistem bunu "plansız çalışma" diye işaretleyebilir. Tersi de olur: vardiya vardır, giriş yoktur. Gün kapanınca bu durum devamsızlık veya eksik kayıt olarak listeye iner. Yönetici listeyi boş bırakmaz; ya kayıt düzeltilir ya da izin veya mazeret bağlanır.

Gün içinde neler karışır?

Dört tipik durum vardır.

Birincisi çift basmadır. Kişi kartı iki kez okutur. Sağlam bir sistem aynı dakikadaki tekrarı yok sayar veya ikinci kaydı ayrıca gösterir; puantajı iki giriş gibi şişirmez.

İkincisi unutulan çıkıştır. Giriş vardır, çıkış yoktur. Ertesi gün kişi "çıkışı unuttum" derse talep açılır, yönetici onaylarsa çıkış saati işlenir. Onaysız hayalet saat yazılmaz.

Üçüncüsü izindir. Öğleden sonra izinli olan kişinin eksik süresini devamsızlık sanmamak için izin kaydı o günün hesabına bağlanır. Öncelik genelde şöyledir: onaylı izin, resmi tatil, hafta tatili, sonra normal mesai.

Dördüncüsü saha ve ofis karışımıdır. Depo kart basar, saha ekibi telefondan giriş yapar, ofis QR kullanır. PDKS'nin işe yaradığı yer burasıdır: kaynaklar farklı, gün sonu tek listedir.

Ay sonunda ne çıkar?

Bir ay yaklaşık 22 iş günü olsun. Her gün için ilk giriş, son çıkış, gecikme dakikası, erken çıkış ve fazla kalınan süre durur. Kişi bazında toplanır. Bordroya gidecek dosya bu özetten üretilir: normal süre, fazla süre, eksik süre, izinli gün, devamsız gün. Excel'e dökmek mümkündür; asıl olan sayının hangi kayıttan geldiğini gösterebilmektir.

Denetimde soru şudur: "Bu 14 dakika geç kalma nereden geliyor?" Yanıt, o günün giriş satırı ve planlanan başlangıç olmalıdır. Silinmiş bir kart hareketiyle bu yanıt verilemez. O yüzden düzeltme, kaydı yok etmek değil, gerekçeyle yeni bir iz bırakmaktır.

Küçük işletme nereden başlar?

Donanım şart değildir. QR veya tarayıcıdan açılan personel ekranı ile başlanır. Kart istenirse okuyucu sonradan eklenir; eski kayıtlar durur. Personel listesi Excel'den alınabilir. Önce departman ve vardiya tanımlanır, sonra kişiler atanır, sonra ilk hafta kayıtlar elle kontrol edilir. İlk hafta amaç cezalandırmak değil, unutulan çıkış ve yanlış vardiya var mı görmektir.

Emploiks bu akışı kart, QR ve mobil konumla aynı hesapta toplar. Asistan, bekleyen eksik çıkış veya izin talebini ayrıca hatırlatır. Yöntem seçimi işletmenin kapısına göre değişir; hesap değişmez.

İlk ay neyi izlersiniz?

Yeni sistemin ilk ayında amaç ceza kesmek değil, planın gerçeğe uyup uymadığını görmektir. Her sabah üç sayı yeter. Kaç kişide giriş var, kaç kişide çıkış eksik, kaç kişi vardiyasız güne kayıt düşmüş. Bu üç sayı düşüyorsa ekip alışıyordur. Düşmüyorsa ya kapıdaki cihaz erişilemiyordur ya da vardiya yanlış günedir.

Haftalık kısa toplantıda yalnız istisnalar konuşulur. Tam gün çalışanı tek tek okumak zaman yer. Listeyi "eksik çıkış", "geç kalma 15 dakikadan uzun", "onaysız fazla kalma" diye süzün. On kişilik ekipte bu süzgeç çoğu gün boş çıkar. Elli kişide her sabah bir avuç satır kalır; onları kapatmak bütün puantajı elle yazmaktan kısadır.

Düzeltme dili de net olsun. "Kaydı sildim" demeyin. "Çıkış 18:02 olarak işlendi, gerekçe servis gecikti, işlemi Kemal yaptı" deyin. Ay sonunda bordrocu bu cümleyi denetim izinden okuyabilmelidir. Okuyamıyorsa sistem değil, alışkanlık eksiktir.

Bir de yöntem değişimi. Depo bu ay kart, ofis QR kullanıyorsa raporun yöntem sütununa bakın. Bir yöntem hiç satır üretmiyorsa o kapı çalışmıyordur. Puantaj toplamı yine gelir; sessiz kalan yöntem ancak sütundan anlaşılır. İlk ayın sonunda her yöntemden en az bir örnek günü elle hesaplayın. El hesabı raporla aynıysa ikinci aya kilidi kapatarak girersiniz.

Son kontrol: 21 Ekim 2026. Süre ve oranlar 4857 sayılı İş Kanunu ve ilgili yönetmeliklerden alınmıştır. Bu yazı genel bilgilendirmedir, hukuki danışmanlık yerine geçmez.