Vardiya planı nasıl yapılır?

Vardiya planı, puantajın soracağı sorunun yanıtıdır: bu kişi bugün saat kaçta burada olmalıydı? Plan yoksa geç kalma da fazla mesai de tahmin olur. Plan kurmak dört adımdır. Vardiya türünü tanımlarsınız, kişilere veya departmana bağlarsınız, çakışmaya bakarsınız, ay içinde değişeni ayrıca yazarsınız.

Önce tür, sonra kişi

Tür, tekrar kullanılan şablondur. Örnek atölyede üç tür yeter.

Sabah: 07:00–15:00, mola 30 dakika. Net 7,5 saat.

Akşam: 15:00–23:00, mola 30 dakika. Net 7,5 saat.

Gece: 23:00–07:00, mola 30 dakika. Net 7,5 saat.

30 dakika mola, 8 saatlik kapı aralığından düşülür. Bitiş saati 15:00 görünür; net çalışma 7,5 saattir. Bunu şablona yazmazsanız puantaj her gün 30 dakika fazla yazar. Sayılar kanuna göre seçildi: 4857 sayılı İş Kanunu'nun 69. maddesine göre gece çalışması yedi buçuk saati geçemez; 68. maddeye göre yedi buçuk saate kadar olan günlük çalışmada ara dinlenme en az 30 dakika, daha uzun çalışmada en az bir saattir. Gündüz vardiyasını 8 net saate çıkarırsanız mola da bir saate çıkar.

Tolerans ayrıca yazılır. Örneğin girişte 5 dakika. 07:04 geliş geç sayılmaz, 07:06 geç sayılır. Tolerans tüm türlerde aynı olmak zorunda değildir; gece servisi geç kalıyorsa gece şablonuna ayrı tolerans konabilir. Tolerans yasal süreyi büyütmez, yalnızca küçük sapmayı eşikler.

Bir haftalık çizelge

Üretimde 6 kişi, 2'si sabah, 2'si akşam, 2'si gece kalsın. Pazartesi:

• Deniz, Ece: sabah
• Kemal, Leyla: akşam
• Mert, Naz: gece

Salı günü aynı dağılım tekrarlanabilir. Hafta tatili pazar ise pazar satırı boş bırakılmaz; "hafta tatili" diye işaretlenir. Boş bırakılan gün, sonra "devamsız" diye okunabilir.

Rotasyon varsa şablon kayar. Gelecek hafta Deniz ve Ece akşama, Kemal ve Leyla geceye, Mert ve Naz sabaha geçer. Rotasyonu elle yedi gün kopyalamak yerine dönemsel kural yazılır: her pazartesi kay. Kural bir kez kurulur, takvim üretir. Üretim artınca tek bir cuma günü 4 kişi sabaha alınacaksa o cuma elle düzeltilir; kural bozulmaz, istisna o güne yazılır.

Çakışma

Aynı kişiye aynı gün hem sabah hem akşam vermek çakışmadır. Sistem uyarmalıdır. Uyarı yoksa kişi 07:00'de girer, akşam vardiyası da üstünde durur, puantaj iki vardiya birden bekler ve akşamı devamsız sayar.

Çakışmanın sessiz hali şudur: departmanın varsayılan vardiyası sabah, kişiye ayrıca akşam atanmış. Hangisi geçerli? Net kural şudur: kişiye özel atama, departman varsayılanını o gün için ezer. Varsayılan, atama unutulan günler içindir. İkisi birden "aynı güçte" bırakılırsa rapor her ay tartışılır.

Gece vardiyası önceki akşamki vardiyayla da çakışabilir. Akşam vardiyası 23:30'a uzatılırsa gece 23:00'te başlayamaz; 30 dakika binme olur. Ya akşam 23:00'te biter ya gece 23:30'da başlar. Plan kurulurken bitiş ve sonraki başlangıç aynı dakikada buluşmamalı, biri diğerinin üstüne binmemelidir.

İzin, tatil, kapalı gün

Çarşamba Leyla izinli. O gün akşam vardiyasında tek kişi kalır. Plan, izni görünce "açık slot" demelidir. Yerine kim yazılacaksa o gün için atama yapılır. İzin kaydı silinerek kişi çalışıyormuş gibi gösterilmez.

Resmi tatilde üretim duruyorsa gün "tatil" dir. Bir ekip çalışacaksa yalnızca o ekibe atama yapılır; herkese varsayılan vardiya basılmaz. Aksi halde tatilde gelmeyen 5 kişi devamsız görünür.

Hava veya arıza yüzünden saha kapandıysa departman günü "kapalı" işaretlenir. Kapalı gün devamsızlık değildir. Kayıt yok diye ceza yazılmaz.

Toplu aktarım

30 kişi ve 30 gün, 900 hücredir. Elle tıklamak hata üretir. Toplu aktarımda tablo şöyledir: sicil, tarih, vardiya kodu. SABAH, AKSAM, GECE, TATIL. Dosya yüklenince sistem bilinmeyen kodu ve çakışan satırı geri çevirir, doğru satırları yazar. İlk denemede küçük bir haftayla denemek, tüm yılı basmaktan iyidir.

Ay ortasında işe başlayan kişi, işe giriş gününden önce vardiya almamalıdır. Giriş tarihi 14'ü ise 1–13 boş veya "işe başlamadı" dır. O günlere devamsızlık yazılmaz.

Emploiks'te vardiya tanımı, kişiye veya departmana atama, rotasyon ve toplu aktarım aynı planın parçalarıdır. Puantaj bu planı okur. Plan değişince geçmiş kilitli ay kendiliğinden değişmez; açık dönem yeniden hesaplanır.

Yayınlamadan önce bir haftayı okuyun

Çizelgeyi kaydetmeden takvime bakın. Her kişi için art arda iki vardiya arasında dinlenme boşluğu var mı? Akşam 23:00'te biten kişiyi ertesi gün 07:00 sabahına yazmak, rotasyon değişen pazartesilerde kolayca olur. Arada 8 saat vardır. Postalar halinde çalıştırmada ana kural, Postalar Halinde İşçi Çalıştırılarak Yürütülen İşlerde Çalışmalara İlişkin Özel Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’in 9. maddesidir: posta değişiminde işçi kesintisiz en az 11 saat dinlendirilmeden çalıştırılamaz; bu, postası değiştirilen işçiye de uygulanır. Örnekteki 8 saat bu 11 saatin altındadır. Akşamdan sabaha geçen ekip için geçiş gününe ya hafta tatili ya da akşam vardiyasının erken bitişi konur. İş Kanununa İlişkin Çalışma Süreleri Yönetmeliği’nin 3. maddesi ayrıca ara dinlenmelerin yirmi dört saat içinde kesintisiz on iki saat dinlenme dikkate alınarak düzenleneceğini söyler. Sistem aynı gün içindeki iki atamayı çakışınca durdurur; gün değişince çakışma sayılmayabilir. Gece bitişini ertesi sabah başlangıcıyla gözünüzle kontrol edin.

Küçük bir kontrol tablosu kurun. Satır kişi, sütun gün. Hücre SABAH, AKSAM, GECE, İZİN, TATİL. Bir satırda aynı gün iki kod varsa dosya hatalıdır. Bir sütunda sabah vardiyası hiç yoksa o gün üretim açılmaz; bu bir hata değilse bile bilinçli olmalıdır. İzinli kişinin hücresi İZİN kalır, yanına SABAH yazılmaz.

Yayınladıktan sonra ilk gün kapıdaki kayıtla planı karşılaştırın. Plan sabah diyen kişi akşam koduyla girdiyse ya plan eskidir ya da kişi yanlış günde gelmiştir. İkisini de hemen düzeltin. Bir hafta boyunca her sabah yalnız uyumsuz satırlara bakmak, tüm ayı baştan yazmaktan ucuzdur. Ay kapandıktan sonra "aslında o hafta akşamcıydı" demek, kilitli puantajı tartışmaya açar. Değişiklik açık dönemde yapılır, gerekçesi atanır, sonra dönem kapanır.

Yeni işe alınan kişi için şablonu kopyalarken sicil numarasını kontrol edin. Yanlış sicile basılan bir ay vardiya, başka kişinin devamsız görünmesine yol açar. Toplu dosyada sicil, ad çiftini bir kez gözden geçirmek bu hatayı keser. Emploiks tanımsız sicili geri çevirirse satırı düzeltin, zorla içeri almayın.

Son kontrol: 21 Ekim 2026. Süre ve oranlar 4857 sayılı İş Kanunu ve ilgili yönetmeliklerden alınmıştır. Bu yazı genel bilgilendirmedir, hukuki danışmanlık yerine geçmez.